総務マニュアル、財務マニュアル、規則審査マニュアル
総務マニュアル
１．事業計画及び事業予算書（事業計画書）
委員長・室長は理事会議題提出を受任理事会開催日の５日前までに事務局・総務委員長まで提出しなければならない。
- １－１
- 事業計画及び事業予算書を理事会に於いて審議事項として提出し承認を受ける事業は下記に示す。
- （１） 年初事業計画及び予算細目が決定していない事業
- （２） 臨時会費（登録料等）の収入のある事業
- （３） 寄付・広告収入のともなう事業
- （４） 総会において承認をうけていない事業
- （５） 事業費のかかる事業
- （６） その他理事長が必要と認めた事業
- １－２
- 事業計画を理事会において審議事項として提出承認を受ける事業は下記に示す。
- （１） 対外的な事業
- （２） 例会・セミナー等の講師名、講演内容について
- （３） 広報誌等出版物に関する編集方針及び内容
- （４） 例会・セミナー等の会場を決定或いは変更する場合
- （５） 例会・セミナー等の日時を変更する場合
- （６） その他理事長が必要と認めた事業
- １－３
- 理事会において報告事項として提出する事業計画及び事業予算は上記１－１・１－２以外のものとする。
２．事業費の請求手続き
- ２－１
- 理事会において報告事項として提出する事業計画及び事業予算は上記１－１・１－２以外のものとする。
- ２－２
- 会員が立替えたもの以外の請求は、事務局より直接振込で支払うため振込先銀行及び口座番号を必ず明記すること。
- ２－３
- 支払項目が決まらない時の出金の要請は仮払金として室長・委員長の確印の他に総務室長の許可を得て出金し、費用項目が決定次第すみやかに清算すること。
- ２－４
- 提出書類が不備の請求にていては原則として支払いをしない。（領収書のないものついては委員長及び室長の確印を要する）
３．事業報告及び事業決算書
事業終了後はすみやかに事業報告及び事業決算書を提出し審議事項として理事会の承認を受けるものとする。
４．余剰金・不足金及び未収金
- ４－１
- 事業収支において、余剰金の生じた場合には理事会用委員会報告書を提出と同時に、事務局にその金額を入金するものとする。
- ４－２
- 事業の結果不足金（赤字）が発生した場合の補てんは前３項の処理を行った後、補てんするものとする。
- ４－３
- 事業の未収金については１事業単位について未収者リストを作成し各委員長・室長を通じて督促し、回収不能のものいついては氏名、金額、理由を事業報告書に添付し提出するものとする。
５．領収証の発行
本会計に入金のない収入については（一社）横浜青年会議所の領収書は発行しない。
６．委員会の開催
- ６－１
- 委員会は原則として１ヶ月１回開催する。
- ６－２
- 委員会の招集は委員長の責任において行う。
- ６－３
- 委員会開催日は年間スケジュールとして総務委員会へ報告し、事務局より会員へ通知する。年間スケジュール外の委員会開催は事務局へ開催・日時・場所等報告があれば月間行事予定表に記載し、会員へ通知する。
- ６－４
- 委員会開催は原則として常任理事会開催日以前に行う。
- ６－５
- 委員は出欠席を必ず担当委員長に連絡する。
- ６－６
- 委員は必ずJCバッチをつけて出席する。
- ６－７
- 委員長は当日委員会議事次第と参考資料を会員に配布する。
- ６－８
- 委員会議事録は委員会報告書の用紙に従って常任理事会５日前までに事務局・総務委員長へ提出する。
- ６－９
- 理事会における委員会報告は原則として理事会用委員会報告書を提出したものに限る。
７．標準委員会議事次第
下記項目を標準委員会議事次第記載事項とする
○開会挨拶 ○JC宣言文朗読並びに綱領・唱和 ○委員長挨拶 ○議長及び議事録作成者の確認 ○出席者・欠席者の確認 ○役員及び来賓の紹介及び挨拶 ○前回議事録承認 ○報告事項（理事会報告／出向者報他） ○協議事項 ○次回委員会案内 ○閉会挨拶
８．委員会議事録
青年会議所は１年毎に役員並びに委員がかわるため各委員会の活動及び議事内容は議事録が大切な資料となる。横浜JCメンバー全員にその内容を知らせ次年度以降の資料とするためにも正確に記録していただきたい。
- 1. 所定の用紙を使用し添付資料はＡ４版とする
- 2. 各委員長は委員のなかより作成者を指名する。
- 3. 下記項目を議事録記載事項とする
○委員会名 ○開催日時 ○開催場所 ○出席者名 ○報告事項
○協議事項 ○次回委員会の開催日時及び場所 ○議事録作成者氏名 ○委員長及び室長署名（捺印）
９．委員会を有しない室に関して
委員会を有しない室は総務マニュアル６，７，８に準じ会議を開催する。
１０．会員の慶弔
- １０－１
- 庶務規定第4章に関する慶弔について、委員会構成員に不幸があった場合、委員長はすみやかに事務局・総務委員長へ報告すること。
- １０－２
- 葬儀に関わることは、全て構成員所属委員会により行うこととする。
- １０－３
- 員への連絡は事務局より書く委員長・室長へ連絡し、会員に対し、委員長より行うこと。
- １０－４
- 特別会員の連絡は事務局より会長・幹事に連絡するものとする。
１１．アテンダンス手続きについて
- １１－１
- アテンダンス使用可能会議等
○総会 ○理事会 ○理事長指定行事 ○例会 ○委員会
- １１－２
- アテンダンス手続上の注意
出席出向先会議の議長に署名捺印をもらう事。
財務マニュアル
財務審査会議では、審査対象事業における収支決算の公正かつ妥当な処理がなされているか検討すべく、以下の手順で予算・決算の審査をいたします。
１．財務審査会議の審査対象事業
委員会の事業のうち、予算収入があるもの及び委員会の裁量による支出に関しては、財務審査議長の確認が必要です。
２．財務審査会議の予算審査
- 1．提出書類
- 1． 議題提出書 デ－タ＋紙資料１部
- 2． 明細書 様式(2) デ－タ＋紙資料１部
- 3． 見積書 オリジナル（原本）及びコピー７部
- 2．予算審査の注意事項
- (1) 提出資料はA４版
- (2) 審査への出席者は原則として室長・委員長・議題作成者
- (3) 書類の不備等がある場合には審査を受けることが出来ません
３．財務審査会議の決算審査
予算審査を受けた事業は、事業終了後すべて決算審査が必要となります。
財務審査会議へは、事業の終了後２ヶ月以内に下記書類を提出し決算審査を受けて下さい。
- 1．提出書類
- 1． 議題提出書 様式（１） デ－タ＋紙資料１部
- 2． 明細書（科目別に作成） 様式（３） デ－タ＋紙資料１部
- 3． 登録料領収書控 原本
- 4． 現金出納帳 原本
- 5． 請求書と領収書 オリジナル（原本）＋コピー７部
- 6． 公認会計士監査報告書 原本
- 7． 総勘定元帳 原本
- 2．決算審査の注意事項
- (1) 提出資料はＡ４版
- (2) 審査への出席者は原則として室長・委員長・議題作成者
- (3) 書類の不備等がある場合には審査を受ける事ができません
- (4) 承認を得た予算書に計上されていない科目で記載された決算書は審査を受けることができません
４．予算・決算審査のポイント
特に下記の点について重点的に検討・審査されますので、留意して下さい。
- [予 算]
- (1) 動員予定数の確実な把握
- (2) 登録料の予算設定は実態との差異
- (3) 源泉所得の取扱
- (4) 個人負担すべきものが含まれていないか
- (5) 飲食、記念品等に関する支出
- (6) 作成する資料の数量等の根拠
- (7) 50万円以上の支払には原則として２社以上の見積書が必要
- (8) 見積書の表記（宛先、件名、数量、消費税、有効期限等）
- (9) 海外や見積書という形式が馴染まない支出の予算計上
- (10) 為替レート
- (11) 勘定科目
- (12) 雑費は予算総額の３％以内
- (13) 予備費は収入予算額の３％以内
- [決 算]
- (1) 横浜JC名で発行された領収書の計上、未使用・書損分の保管
- (2) 協賛金、登録料の収入の計上
- (3) 協賛物品や販売収入の明記
- (4) 旅行代理店等からの手数料の計上
- (5) キャンセル料返金の明記
- (6) 購入した機材等の処分方法および処分収入の計上（決算終了後の処分益は本会計に繰入れます）
- (7) 支払に関する請求書、領収書等
５．源泉所得税の取扱いについて
- 1.源泉所得税の支払先別取扱い
- （１）個人への支払（外国人を除く） ㈰ 個人に支払う報酬については１０％の源泉所得税
㈪ 100万円を超える場合は源泉所得税は20％ - （２）外国人への支払 ㈰ 外国人に対する支払は原則として20％の源泉所得税
㈪ 長期滞在等により日本国居住者と見なされる場合は10％ - （３）法人への支払い 原則として法人に対する支払は源泉所得税不要
- 2.源泉徴収の注意事項
- （１）交通費の支給 交通費を実費精算する場合は源泉所得税の対象外（車代として概算額を支払った場合は対象）
- （２）源泉所得税は支払日の翌月10日までに横浜ＪＣ事務局が納付するので委員長又は会計幹事は支払後すみやかにその内容を事務局に連絡する事
６．消費税の取扱
横浜青年会議所は消費税の課税事業者として扱われます。このため適正な会計処理をする必要があります。
- 1.収入における収入における課税・不課税の判定
- (1) 課税収入 登録料収入、助成金収入、広告料収入、物品販売収入
(2) 不課税収入 補助金収入（負担金を含む）、寄付金収入
- 2.助成金収入と補助金収入の区分
- 国、地方公共団体等から受け入れる補助金等のうち、それらが助成事業の受託に係わる収入については助成金とみなし、課税収入として取扱います。（助成事業の受託とは、本来国や地方公共団体が行う事業を、その事業費を受け入れてJC が受託することをいいます。）助成金収入以外の補助金は、不課税になります。
- 3.協賛金による収入の区分
- 協賛金は、その性格により広告料収入（課税）と寄付金収入（不課税）に区分されます。寄付金収入と処理した後に課税対象となる場合もあるので事前によく確認してください。
- 4.消費税の処理方法は内税方式
- 横浜ＪＣでは事務効率化とミス防止の為に内税方式で統一してます。領収証における表示も同様に内税方式（総額表示）
７．勘定科目について
勘定科目及ぶ細目は、原則として下記表の中から該当するものを使用して下さい。
【収入の部】
| 勘定科目名 | 勘定科目の内容説明 | 消費税区分 | 備 考 |
|---|---|---|---|
| 登録料収入 | 事業参加者の会費 | 課税収入 | |
| 寄付金収入 | 事業に対する寄付金 | 不課税収入 | |
| 補助金収入 | 事業に対する補助金 | 不課税収入 | |
| 助成金収入 | 地方公共団体より支出される事業委託金 | 課税収入 | |
| 広告料収入 | 新聞等に掲載した広告による収入 | 課税収入 | |
| 販売収入 | 物品等の販売による収入 | 課税収入 | |
| 事業収入 | 本会計の事業費からの繰越金 | 無関係 | |
| 雑収入 | 預金利息収入等 | 内容による | |
| 預り金収入 | 旅費、宿泊費等個人負担の通過勘定 | 無関係 | 委員会が預かり業者払い |
【支出の部】
| 科 目 | 細 目 | 内 容 | 消費税区分 | 備 考 |
|---|---|---|---|---|
| 会場設営費 | 会場費 | 事業、大会等の会場使用料 | 課税支出 | |
| 設営費 | 会場の舞台装置及び関連設備費 | 〃 | ||
| レンタル料 | 機材等のレンタル料 | 〃 | ||
| 運送費 | 機材等の運搬料 | 〃 | ||
| 運営費 | 運営費 | 事業の為の企画費用や司会等の 運営費 |
〃 | 個人に対しては源泉徴収 |
| アトラクション費 | 事業、大会等のアトラクション費 | 〃 | 個人に対しては源泉徴収 | |
| 人件費 | 事務局員、アルバイト等の人件費 | 非課税支出 | 個人に対しては源泉徴収 | |
| 飲食費 | 事業、大会等の飲食費用 | 課税支出 | ||
| 講師関係費 | 諸謝金 | 講師等に支払った謝礼金で源泉徴収税を含む費用 | 〃 | 法人に対しては源泉徴収不要 |
| 記念品代 | 講師等に謝礼として渡した記念品(土産代も含む) | 〃 | ||
| 旅費交通費 | 講師等に支払った交通費、宿泊費等(移動費用も含む) | 〃 | 現金渡しは源泉徴収 | |
| 飲食費 | 講師等に対する飲食費用 | 〃 | ||
| 会合費 | 講師等との打合せ費用 | 〃 | ||
| 資料作成費 | 資料費 | 資料に使用のため購入した資料費用 | 〃 | |
| 作成費 | ビデオ、イラスト、当日パンフレット、マニュアル等の作成、印刷費用（写真、翻訳料、デザイン料等含む） | 〃 | 個人に対する報酬については源泉徴収 | |
| レンタル料 | 資料作成に関する機材レンタル料 | 〃 | ||
| 通信費 | 資料の事前の送付費用 | 〃 | ||
| 消耗品費 | 封筒代等資料作成に関する消耗品 | 〃 | ||
| 報告書作成費 | 資料費 | 報告書等に使用のため購入した資料費用 | 〃 | |
| 作成費 | 報告書、ビデオ等の作成、印刷費(写真、翻訳料、デザイン料等含む) | 〃 | 個人に対する報酬については源泉徴収 | |
| レンタル料 | 報告書作成に関する機材レンタル料 | 〃 | ||
| 通信費 | 報告書等の送付費用 | 〃 | ||
| 消耗品費 | 封筒代等報告書作成に関する消耗品 | 〃 | ||
| 懇親会費 | 会場費 | 懇親会等に関する会場使用料 | 〃 | |
| 設営費 | 会場の舞台装置及び関連設備の費用 | 〃 | ||
| レンタル料 | 機材等のレンタル料 | 〃 | ||
| 運送費 | 機材等の運搬費 | 〃 | ||
| 運営費 | 懇親会の為の企画費用、司会等の費用 | 〃 | 個人に対する報酬については源泉徴収 | |
| アトラクション費 | アトラクション、ショー等の費用 | 〃 | 個人に対する報酬については源泉徴収 | |
| 人件費 | アルバイト、コンパニオン等の費用 | 不課税支出 | 源泉徴収但し支払先が法人の場合は不要 | |
| 飲食費 | 懇親会等における飲食等の費用 | 課税支出 | ||
| 渉外費 | 役員渉外費 | 役員等の接待に関する費用 | 〃 | |
| 記念品代 | 渉外活動に関する記念品(土産代も含む) | 〃 | ||
| 旅費交通費 | 事業、セミナー等を行うために要した交通費、宿泊費 | 〃 | ||
| 参加記念品代 | 事業参加者に渡す記念品 | 〃 | ||
| 記録費 | 記録のための写真代、ビデオ等の費用 | 〃 | ||
| 保険料 | 事業参加者に掛ける損害保険料等 | 不課税支出 | ||
| 印刷費 | 上記以外の印刷費 | 課税支出 | ||
| 通信費 | 上記以外の通信費 | 〃 | ||
| 消耗品費 | 上記以外の事務用品等の消耗品 | 〃 | ||
| 雑 費 | 少額の支出で勘定科目を設けるまでもない費用 | 課税または 非課税支出 |
事業総額の３％まで | |
| 預り金支出 | 預り金収入に対応する支出 | 無関係 | ||
| 予備費 | 事業総額の３％まで | |||
規則審査マニュアル
１ 法的保護を受ける権利
- １. 著作権
- 著作権とは、著作物を、著作権者の許諾なくして、複製・上演・譲渡・頒布等の方法で利用されない権利です。（著作権法第２１条ないし２８条、６３条）。
著作物を利用する場合は、原則として著作権者の許諾が必要ですが、例外的に、『公表された著作物』を、『引用』（著作権法第３２条１項）する場合や、『営利を目的としない上演等』（著作権法第３８条１項）の方法で利用する場合などは、著作権者の許諾は必要ないとされています。
そこで、次のような場合は、それぞれ著作権者の許諾の要否を検討したうえ、著作権者の許諾を要する場合は、事前に利用に関する許諾を得ておくことが必要です。
- (1) 出版物のコピーや、ＷＥＢサイト・CD－ROM等からプリントアウトしたものを、セミナーや会議などの資料として添付する場合
- (2) 冊子、チラシ、ＨＰ、その他の製作物に、各出版物・ＷＥＢサイト等の内容を貼り付ける場合
- (3) 手紙、電子メール等の内容を引用する場合
- (4) 映画を上映する場合
- (5) ＢＧＭを使用する場合
- (6) その他著作物を利用する場合
- ２. 商標権
- 商標権は、登録者がその商標を独占的に使用し、他人による類似商標の使用を排除することができる権利です。登録商標はその登録者の使用許諾無しでは使用できません。商品などの名称、記号、図形等を、コピー・貼り付け・変更等の方法で使用する場合は、事前に商標登録されていないことを確認して下さい。
- ３. 肖像権
- 肖像権とは、本人の承諾なしに無断で写真やビデオカメラに撮られたり、それらを無断で公表したり利用されない権利です。
横浜青年会議所において外部に講師を依頼し、写真やプロフィール等を案内文や資料等に掲載する場合には、目的や趣旨を説明の上、掲載を予定している写真や表記内容の使用許可書を事前に取得して下さい。
- ４. 個人情報の保護について
- 平成１７年４月に｢個人情報の保護に関する法律｣が施行され、個人情報取扱い事業者は、個人を識別できる情報を取得する際はあらかじめ利用目的を明示し、取得した情報を本人の同意なく他に提供してはならず、本人から請求があれば開示に応じること等定められました。横浜青年会議所は「個人情報取扱い事業者」には該当しませんが、こうした個人情報保護の理念を尊重して活動することが重要です。
２ 諸注意
- 著作物より引用した場合の出典表記方法について
- 著作権法第３２条第１項では『公表された著作物は、引用して利用することができる。この場合においてその引用は公正な慣行に合致するものであり、かつ、報道、批評、研究その他の引用の目的上正当な範囲内で行われるものでなければならない』と規定されてます。
『引用』をする場合には出所を明示することによって、著作権者の許諾が無くても他人の著作物を利用することができますが、言い換えれば『公表された著作物を引用する場合は出所を明示する義務がある』という事であり『公表されていない著作物を引用する場合は必ず著作者の同意を得なくてはならない』という事です。
- 音楽の使用に関して
- 著作権法では『公表された著作物は営利を目的とせず、かつ聴衆又は観衆から料金（著作物の提供又は提示につき受ける対価をいう）を受けない場合には、公に上演し、演奏し、上映し、又は口述することができる。ただし、当該上演、演奏、又は口述について実演家又は口述を行う者に対し報酬が支払われる場合はこの限りでない』と規定されてます。「非営利・無料」かつ「当該上演等に関し出演者などに報酬が支払われない場合」は出所を明示して上演、演奏等することができます。複製（コピー）は含まれませんのでその場合は著作権者の許諾が必要です。
- 肖像等の個人情報取り扱いに関して
- 個人情報保護の観点より青年会議所活動において講師やパネラー等を依頼し肖像等の個人情報を案内文や資料等に掲載する場合には、それらに使用される講師やパネラーの写真、プロフィール、経歴書等の各種著作物等の記載等について依頼先に対して目的や趣旨を説明し掲載を予定している具体的写真や表記内容の使用許可が必要になります。又、講師側との交渉等の履歴を残す意味でもメール等の交渉経緯は事業終了後に報告書等に添付する事ができるようにる委員会で保管しておくことをお勧めします。
３ 規則審査を要する場合
コンプライアンス自己診断シートに記入し第１正副理事長会議へ議案と共に提出してください。規則審査が必要か否かは正副理事長会議にて判断しますので全上程議案が記入対象となります。
規則審査を要する場合は財務・規則審査会議へ議案と共に必要書類を提出して下さい。規則審査会議議長確認を経た議案のみ次の上程サイクルに進む事が可能です。
参考：コンプライアンス確認 フローチャート
４ 書式フォーム 一覧
| 書式 | 書類名 | ファイル |
|---|---|---|
| （規 １） | コンプライアンス事項自己診断シート | ［PDF・Excel］ |
| （規 ２） | 規則審査会用チェックシート | ［PDF・Excel］ |
| （規 ３-１） | 著作物引用及び転載許可願 | ［PDF・Word］ |
| （規 ３-２） | 使用許可書 | |
| （規 ４-１） | 肖像使用及び経歴書使用許可願 | ［PDF・Word］ |
| （規 ４-２） | 使用許可書 | |
| （規 ５） | 個人情報誓約書 | ［PDF・Word］ |
| （規 ６） | コンプライアンス使用画像一覧表 | ［PDF・Excel］ |
