横浜青年会議所 個人情報管理規定

(目的)

第1条

本規定は、一般社団法人横浜青年会議所(以下、「本会議所」という)が保有する個人情報につき、個人情報の保護に関する法律(以下、「個人情報保護法」という)その他関連法規の趣旨の下、これを適正に取り扱い、個人の権利利益を保護するための基本となる事項を定めることを目的とする。

(定義)

第2条

本規定において、次の各号に掲げる用語の意義は、個人情報保護法その他関連法規の定義に従い、当該各号に定めるところによる。

1.「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、次のいずれかに該当するものをいう。
 (1)当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と
    容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)
 (2)個人識別符号が含まれるもの。

2.「個人識別符号」とは、次のいずれかに該当する文字、番号、記号その他の符号をいう。
  (1)特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号であっ
     て、当該特定の個人を識別することができるもの。
  (2)個人に提供される役務の利用若しくは個人に販売される商品の購入に関し割り当てられ、又は個人に発行される
     カードその他の書類に記載され、若しくは電磁的方式により記録された文字、番号、記号その他の符号であっ
     て、その利用者若しくは購入者又は発行を受ける者ごとに異なるものとなるように割り当てられ、又は記載さ
     れ、若しくは記録されることにより、特定の利用者若しくは購入者又は発行を受ける者を識別することができる
     もの。

3.「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人
   に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要する個人情報をいう。

4.「個人情報データベース等」とは、個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
 (1)特定の個人情報について電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの。
 (2)特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの。

5.「個人データ」とは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。

6.「保有個人データ」とは、本会議所が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の
     停止を行うことのできる権限を有する個人データ。

7.「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。

8.「会員等」とは、本会議所の会員(特別会員を含む)をいい、その名称、役職を問わない。

9.「従業員」とは、本会議所が雇用する従業員をいう。

10.「第三者」とは、従業員以外の個人および本会議所が所属する各地区協議会・各ブロック協議会以外の団体。

11.「国際青年会議所」とは本会議所が所属する国際青年会議所をいう。

(基本理念)

第3条

本会議所は、個人情報が、個人の人格尊重の理念の下に慎重に取り扱われるべきものであることに鑑み、その適正な取扱いを図るものとする。

(適用範囲)

第4条

本規定は、コンピュータ処理をなされているか否か、及び書面に記録されているか否かを問わず、本会において処理されるすべての個人情報、個人データ及び保有個人データ(以下、「個人情報等」という)の取扱いにつき定めるものとし、すべての会員等、従業員に対しこれを適用するものとする。

(利用目的の特定)

第5条

本会議所は、個人情報を取り扱うにあたっては、利用の目的(以下、「利用目的」という)をできる限り特定する。

2.本会議所は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて
  行わない。

(利用目的による制限)

第6条

本会議所は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、
個人情報を取り扱わない。

2.本人から直接に個人情報を取得する場合には、本人(本人が未成年者の場合はその保護者。以下「本人等」とい
  う。)に対して、個人情報の利用目的及びその利用方法を、書面又はこれに代わる方法によって通知し、本人等の
  同意を得なければならない。

3.本人等以外の者から間接的に個人情報を取得する場合には、本人等に対して前項に掲げる事項を、書面又はこれに
  代わる方法で通知し同意を得なければならない。

(適正な取得)

第7条

本会議所は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得しない。また、要配慮個人情報に関しては、個人情報保護法に定める場合を除き、事前の同意なしに取得しない。

(取得に際しての利用目的の通知等)

第8条

本会議所は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合及び取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、又は公表する。

2.本会議所は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面(電子的方
   式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。以下この項において
     同じ)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を
     取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示する。

3.本会議所は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表する。

(第三者提供の制限、確認・記録義務の履行)

第9条

本会議所は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供しない。

(1)個人情報保護法23条1項1号ないし4号に定める例外に該当する場合。
(2)個人情報保護法23条2項ないし同5項1号ないし3号(外部委託、事業承継若しくは共同利用)の場合。

2.本会議所は、個人データについて、その提供を第三者に対して行い、または第三者より提供を受けた場合、個人情報
      保護法25条及び同26条その他関係法令の規定に基づき、適切に確認・記録義務を履行する。

(共同利用目的)

第10条

本会議所は、次に掲げる個人情報を、次に掲げる者との間で共同して利用するものとする。

1.共同して利用される個人データの項目
(1)本会議所の正会員および公益社団法人日本青年会議所、国際青年会議所の役員にかかる次の情報。氏名、生年月
         日、住所。

2.共同して利用する者の範囲
(1)公益社団法人日本青年会議所、国際青年会議所。

3.利用する者の利用目的
(1)名簿の作成。
(2)機関誌・紙の発送。
(3)公益社団法人日本青年会議所主催事業参加登録資格の確認。
(4)公益社団法人日本青年会議所が運営するホームページ利用時の初期登録における本人確認。
(5)アンケート募集および結果報告。

(共同利用の管理)

第11条

前条に定める共同利用にかかる個人情報の管理について責任を有する者は、公益社団法人日本青年会議所とする。

(データ内容の正確性・最新性の確保、消去義務)

第12条

本会議所は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つように努める。また、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努める。

(安全管理措置)

第13条

本会議所は、取り扱う個人データの漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じる。

(データ管理に関する規程の整備)

第14条

本会議所は、個人データの登録・保管・廃棄に関し、前二条の趣旨に照らし必要な事項について規則を別途定め、これに基づき必要な措置を行うものとする。

(会員等に対する指導・監督)

第15条

本会議所は、個人情報等の利用及び登録・保管・廃棄の各規定にかかる各事項を具体的に実践するために必要な事項について規程を別途定め、すべての会員等、従業員にこれを遵守させるものとする。

2.本会議所は、すべての会員等、従業員に個人情報等を取り扱わせるにあたり、これが適切に行われるよう監督を行
      う。

(委託先の監督)

第16条

本会議所は、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、当該第三者における個人情報保護へ向けた対応の状況等に照らし、委託を行うことの適切性を検討するとともに、当該第三者との間で秘密保持を含め適切な監督を行うために必要な事項を定めた業務委託契約を締結した上で提供を行うものとし、かつ、委託先に対しては適切な監督を行うものとする。

(本人からの請求に対する対応)

第17条

本会議所は、保有個人データにつき個人情報保護法28条ないし30条の規定に基づき、請求が行われた場合は、これが個人情報に関する本人の権利に基づくものであることを十分に理解した上で、合理的な期間、適切な範囲でこれに応ずるものとする。

(適切な履行)

第18条

本会議所は、前条の規定にかかる義務を適切に履行するため必要な事項について規則を別途定め、これに基づき必要な措置を行うものとする。

(本会による苦情の処理)

第19条

本会議所は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努める。
2.本会議所は、前項の目的を達成するために、苦情処理窓口を設け、その他必要な体制の整備に努める。

(個人情報保護管理者等)

第20条

本会議所に個人情報保護管理責任者及び個人情報保護管理者を置く。

2.本会議所の個人情報保護管理責任者は専務理事とし、個人情報保護管理責任者が個人情報保護管理者を選任する。

3.個人情報保護管理責任者は、個人情報の保護に関する包括的な対応・施策を立案し、必要な組織体制を整えるととも
      に、実施事項を個人情報管理者に指示し、もって本会において個人情報保護に向けた態勢の整備を行う。

4.個人情報保護管理者は、個人情報保護管理責任者の指揮の下、個人情報の保護に関し、内部規程の整備、安全対策及
      び教育・訓練を推進し、かつ、周知徹底することを任務とする。

5.個人情報保護管理者は、個人情報保護管理責任者の指揮の下、この規定に定められた事項を遵守するとともに、適切
      な個人情報の収集、利用、提供又は委託処理を行うため、すべてのすべての会員等、従業員にこれを理解・遵守させ
      る。

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